Trong số những xu hướng dẫn đầu về quản lý tài liệu trên thế giới hiện nay, có những hướng đi tiềm năng sẽ làm bùng nổ cách mạng hoá phương thức kinh doanh của xã hội.

Dưới đây là năm xu hướng dẫn đầu trong quản lý tài liệu cho năm 2018.

 

1. Quản lý tài liệu thông qua điện toán đám mây

Khi điện toán đám mây lần đầu tiên xuất hiện, tính khả dụng của nó đã bị hoài nghi bởi nhiều người chưa hiểu được tiềm năng to lớn của giải pháp này. Ngày nay, điện toán đám mây đã chứng tỏ được vị trí không thể thiếu của mình khi làm thay đổi thế giới nhiều đến nỗi thật khó tưởng tượng khi làm việc mà không có điện toán đám mây.

Điện toán đám mây đã làm chuyển đổi cách làm việc truyền thống với tài liệu. Tài liệu trên đám mây luôn luôn sẵn sàng dù ở bất cứ nơi đâu. Sức hút mãnh liệt của điện toán đám mây là ở chỗ chúng ta không cần phải đăng nhập vào một máy tính hay một mạng cụ thể để truy cập tài liệu của mình, điểu duy nhất cần thiết đó là có kết nối internet.

Vì giải pháp này cung cấp cho người dùng cả khả năng truy cập nhanh chóng và chi phí thấp, điện toán đám mây đã đang và sẽ duy trì mức độ phổ biến của mình với các hệ thống quản lý tài liệu số.

2. Tích hợp quản lý tài liệu trên thiết bị di động

Điện thoại thông minh và máy tính bảng đang dần trở thành những vật dụng không thể thiếu của con người. Các nhà quản lý thì luôn luôn bận rộn và có nhu cầu truy cập tài liệu dù ở bất cứ nơi đâu. Bởi vậy tài liệu truy cập được qua smartphone sẽ là phương án tối ưu khi chúng ta đi công tác hay xuất hiện nhu cầu truy cập tài liệu đột xuất khi đang di chuyển.

3. Ưu tiên các hình thức quản lý giúp chia sẻ tài liệu dễ dàng

Không thể phủ nhật việc hợp tác và làm việc theo nhóm đem lại hiệu quả công việc cao hơn và đóng góp cho sự phát triển chung của nhân loại. Tại nhiều văn phòng, email là công cụ không thể thiếu khi làm việc nhóm với cùng một tài liệu. Tuy nhiên, email nhanh chóng trở nên lộn xộn và khó sử dụng khi phải theo dõi kiểm soát cũng như chỉnh sửa các phiên bản tài liệu. Các giải pháp tài liệu kỹ thuật số là giải pháp tối ưu nhất để giải quyết bài toán hóc búa này, làm cho các nhóm dễ dàng quản lý, tổ chức và chỉnh sửa các tệp của mình một cách liền mạch hơn. 

4. Sử dụng các phần mềm quản trị thay cho cách truyền thống

Các hệ thống quản lý văn bản số làm cho văn phòng hoạt động hiệu quả hơn bởi hệ thống quản trị có khả năng sắp xếp tài liệu của doanh nghiệp một cách logic, mang lại lợi ích cực lớn đồng thời cải tiến quy trình làm việc truyền thống của công ty.

Với một hệ thống quản lý văn bản, các cơ quan, doanh nghiệp có thể sắp xếp cách quản lý thông tin, qua đó rút ngắn thời gian tìm kiếm các tài liệu quan trọng. Các quy trình công việc tốn thời gian không có hiệu quả trên tài liệu giấy sẽ gần như được loại bỏ. Hiện nay phần mềm quản trị tài liệu đang nhận được sự quan tâm cực lớn bởi khả năng sắp xếp, lưu trữ cũng như bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này khi nhiều phần mềm quản trị đã được ra mắt và sử dụng rộng rãi trong các cơ quan như phần mềm quản lý tài liệu DocPro, phần mềm Cloud Office,..

5. Thích hợp với nhiều quy mô

Với một doanh nghiệp đang phát triển, hệ thống quản lý văn bản tài liệu hiện tại đã thật sự ổn định và hiệu quả? Đây là bài toán nhức nhối với các nhà quản lý doanh nghiệp.

Các giải pháp quản lý văn bản trên web sẽ vô cùng thuận tiện cho doanh nghiệp đang phát triển bởi sự lý tưởng khi sử dụng với bất kỳ kích thước hoặc loại hình kinh doanh nào. Các chủ doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả hơn. 

 

Dự đoán 
 

Những xu hướng quản lý tài liệu này là những phướng án đang chuyển đổi phương thức làm việc của thế giới bằng cách giúp các doanh nghiệp gỡ bỏ các ứng dụng lỗi thời nhờ các công nghệ thân thiện với người dùng. Các hệ thống quản lý tài liệu giúp cho chất lượng công việc tại cơ quan, văn phòng cải thiện đáng kể cũng như thúc đẩy sự phát triển của toàn xã hội.

Nguồn Enternews.vn