Doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động theo mô hình tinh gọn, mỗi nhân viên sẽ đồng thời phụ trách nhiều mảng khác nhau. Cách thức này có thể phát huy tác dụng với việc thu hút thêm khách hàng và tạo tinh thần làm việc cho nhân viên công ty vừa và nhỏ, nhưng nó hoàn toàn không hiệu quả với việc quản lý dữ liệu và tính bảo mật.

Tấn công mạng không chỉ là mối nguy hiểm lớn với những tập đoàn như Target hay Sony mà cũng là mối đe dọa với cả những doanh nghiệp nhỏ. Theo một báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ quốc gia, 50% số doanh nghiệp nhỏ đều đã từng bị tấn công mạng vào năm 2014, thiệt hại trung bình tới hơn 20.750 đô la Mỹ.

Lưu trữ, quản lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty hay cá nhân là một quá trình phức tạp, có thể trở nên khó khăn hơn nữa khi mở rộng mạng lưới nhân sự. Với ngân sách hạn hẹp và không sẵn nhân viên IT thì việc xây dựng một hệ thống mạnh có thể còn khó khăn hơn nữa.

Dưới đây là 4 bước mà một doanh nghiệp nhỏ nên làm để duy trì một hệ thống quản lý tập tin tương thích, nhanh và mạnh:

Xác định nhu cầu và thiết lập kế hoach

Làm việc với người ra quyết định của công ty để xác định xem nhu cầu truy cập và quản trị tập tin của doanh nghiệp. Nhân viên kinh doanh có cần truy cập dữ liệu khi ở ngoài công ty không?Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể duyệt toàn bộ hồ sơ khách hàng vào bất cứ lúc nào không?Xác định ai ở bộ phân nào truy cập dữ liệu nào, và phát triển một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch quản lý tập tin nên bao gồm ai sẽ quản lý nội dung nào và chịu trách nhiệm thế nào cho việc sao lưu dữ liệu, và ai có quyền truy cập những thông tin nhạy cảm nhất. Việt thiết lập kế hoạch sẽ giúp tìm ra giải pháp lưu trữ phù hợp nhất.

Thiết lập một máy chủ lưu trữ mở rộng

Một hệ thống đi kèm thiết bị lưu trữ (NAS) là giải pháp đơn giản và chi phí phải chăng, cho phép người dùng chia sẻ và truy cập tập tin, phương tiện truyền thông từ nhiều máy tính và thiết bị. Thay vì nhiều dây nối lằng nhằng như các loại cáp USB, người dùng có thể truy cập dữ liệu qua đám mây cá nhân của doanh nghiệp thông qua hệ thống Wi-Fi và vẫn có thể sao lưu dữ liệu tại chỗ.

Ít nhất thì doanh nghiệp nênchọn ổ cứng có khả năng quản trị quyền truy cập và đặc quyền thư mục. Nhưng để tối ưu hóa đầu tư, doanh nghiệp nên tìm giải pháp ổ cứng có thể mở rộng về sau. Một số ổ cứng lưu trữ, như là ổ Red của WD được xây dựng từ cơ bản để có thể kết hợp dễ dàng, có như vậy doanh nghiệp mới phát triển, dễ dàng nâng cao số người dùng khi cần truy cập dữ liệu. Với ổ WD Red, nhân viên của công ty có thể chia sẻ tập tin một cách nhanh chóng và sao liệu dữ liệu một cách an toàn. WD Red cũng đi kèm phần mềm cho phép tích hợp liền mạch với cơ sở hạ tầng mạng hiện có.

Tối ưu hóa hệ thống để tối đa hóa hiệu suất

Hãy chắc chắn toàn bộ hệ thống công nghệ được cập nhật trước, trong và sau khi cài đặt máy chủ lưu trữ. Đảm bảo một hệ sinh thái lành mạnh cho kho lưu trữ, router và modem là vô cùng quan trọng để cung cấp dịch vụ cho khách hàng một cách kịp thời và tránh tắc nghẽn trong hệ thống.

Kích hoạt và quản lý truy cập của người dùng

Khi lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của công ty, việc giới hạn an ninh và truy cập là vấn đề quan tâm chính. Triển khai một hệ thống lưu trữchophép doanh nghiệp cấp quyền truy cập cho những ai cần và hủy bỏ quyền của những ai không còn nhiệm vụ.

Người truy cập nên được mô tả chi tiết trong bản kế hoạch, do đó nhân viên biết chính xác nơi nào để lưu hay tìm thấy những dữ liệu họ cần.Khi nhân viên mới đến, nhân viên cũ đi, cần đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn duy trì kiểm soát tất cả dữ liệu của mình.Khi một nhân viên nghỉ, cần khóa quyền truy cập ngay lập tức. Còn khi có nhân viên mới, nên dành thời gian để xem lại các chính sách và kỳ vọng phù hợp cho nhân viên để xử lý dữ liệu và thông tin của công ty.

Xây dựng chiến lược đặt tên tập tin và cấu trúc thư mục

Giữ cho hệ thống lưu trữ tập trung được tổ chức mạch lạc, hạn chế khả năng thông tin không được quản lý hiệu quả. “DocumentA” và “Spreadsheet 3” là sẽ gây rất nhiều khó khăn khi cần tìm kiếm một tài liệu nào đó giữa hàng trăm văn bản. Hãy đặt tên cho các tập tin ngắn gọn nhưng phải rõ nghĩa.

Để có thể kiểm soát các tập tin này, hãy đề ngày và nguồn do ai tạo ra, điều này cho biết ai đã update văn bản vào lúc nào. Thư mục mô tả cũng sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp và team của mình có thể điều hướng nhanh chóng.Chỉ định thư mục nào chứa văn bản về tài chính, sales và hành chính dễ dàng tìm kiếm dữ liệu hơn.

Lưu trữ tập tin chỉ là một phần trong những mối quan tâm của doanh nghiệp trong quá trình phát triển, nhưng khi việc này được thực hiện đúng cách sẽ tiết kiệm doanh nghiệp hàng ngàn đô la và nhiều giờ làm việc.

Nguồn: Báo Công Thương điện tử