Trong đó, EVN luôn khẩn trương, đẩy mạnh công tác cải cách hành chính và các dịch vụ điện qua việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin nhằm đưa EVN lên tầm cao mới trong kỷ nguyên số hóa, góp phần cùng cả nước đẩy nhanh việc hoàn thành kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2016-2020, thực hiện sự nghiệp Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước.
Thời gian qua, với việc quán triệt thực hiện sử dụng văn bản điện tử theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ và chỉ thị của Bộ Công Thương, EVN đã và đang tạo bước đột phá trong công tác cải cách hành chính, hướng tới xây dựng văn phòng điện tử, doanh nghiệp số. Có được điều đó, cũng là nhờ EVN ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp, tăng cường kết nối, chia sẻ thông tin, trao đổi và xử lý công việc qua môi trường mạng, ứng dụng chữ ký số...
Báo cáo giấy giảm tới 86%
Một trong những bước đột phá của việc cải cách hành chính ở EVN là Tập đoàn và các đơn vị thành viên đã đưa vào sử dụng rộng rãi hệ thống phần mềm văn phòng điện tử E-Office từ tháng 4/2018. Đây là hệ thống phần mềm được tích hợp chữ ký số và triển khai văn bản trên máy tính và thiết bị di động. Ngoại trừ những văn bản tài liệu bắt buộc phải quản lý theo chế độ văn bản mật, hầu hết công văn đến đều được số hóa, chuyển vào hệ thống E-Office và giải quyết theo quy trình, tạo thuận lợi cho công tác tìm kiếm, lưu trữ văn bản dưới dạng file điện tử.
Sau hơn một năm triển khai rộng rãi, hệ thống E-Office đã góp phần làm thay đổi thói quen trong xử lý văn bản hành chính của Tập đoàn và các đơn vị trực thuộc. Các văn bản đi/đến đã được xử lý trên môi trường mạng, từ đó giảm thời gian lưu chuyển văn bản, công văn giữa các ban EVN cũng như giữa EVN với các đơn vị trực thuộc; đồng thời xóa bỏ các giới hạn về không gian, vị trí địa lý. Việc giải quyết công văn đi/đến trên hệ thống E-Office cũng đã giúp Tập đoàn tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và chi phí vận chuyển tài liệu so với trước đây. Hiện nay, công tác lập hồ sơ công việc đã được thực hiện đồng bộ và toàn diện trên môi trường mạng. Tính đến hết năm 2018, Tập đoàn đã giảm được 86% số lượng báo cáo giấy (từ 129 báo cáo giảm xuống chỉ còn 18 báo cáo).
Đặc biệt, từ ngày 01/01/2019, EVN đã đưa vào vận hành phần mềm dùng chung cổng thông tin EVNPortal để gửi/nhận báo cáo từ các đơn vị với 83 loại báo cáo. Trong đó có 48 báo cáo đính kèm file, còn lại là báo cáo bằng cách nhập bảng biểu và các phần mềm dùng chung. Với tinh thần tiếp tục đẩy mạnh, đơn giản hóa công tác báo cáo, đến nay, chỉ còn 26 báo cáo bằng hình thức đính kèm file thực hiện trên EVNPortal.
Nhờ công tác cải cách hành chính được triển khai rộng khắp các đơn vị trực thuộc, nên nhiều đơn vị đã có các ý tưởng sáng tạo, phát huy hiệu quả cao. Điển hình, Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh (EVNHCMC) hiện chỉ còn 137 loại báo cáo, trong đó có đến 82 loại qua cổng Portal. EVNHCMC cũng đã xây dựng được 1.432 lưu đồ giải quyết công việc, đảm bảo sự hiệu quả, chính xác, nhanh chóng. Tổng công ty Điện lực miền Trung đã giảm tối thiểu 20% thời lượng và các cuộc họp không cần thiết; triệt để áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành, sử dụng chữ ký số...
Điện tử hóa các dịch vụ điện
Không chỉ giảm thiểu số lượng thủ tục trong các giao dịch nội bộ doanh nghiệp, EVN và các đơn vị trực thuộc cũng đạt được hiệu quả lớn trong công tác cải cách hành chính qua việc đơn giản hóa các thủ tục trong lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ khách hàng, giúp thuận tiện hơn cho khách hàng khi tiếp cận các dịch vụ điện năng. Từ năm 2013 đến nay, EVN đã không ngừng nghiên cứu, sửa đổi các quy trình cung cấp dịch vụ điện theo phương châm 3 dễ: “Dễ tiếp cận, dễ tham gia, dễ giám sát” và thực hiện theo “cơ chế một cửa”.
Tháng 12/2018, EVN chính thức cung cấp 100% dịch vụ điện trực tuyến tương đương dịch vụ công cấp độ 4 (cấp độ cao nhất trong dịch vụ công trực tuyến). Đến tháng 9/2019, EVN đã cung cấp dịch vụ điện theo phương thức giao dịch điện tử. Mọi công đoạn đều thực hiện qua môi trường mạng, từ khâu yêu cầu dịch vụ tới ký hợp đồng (theo phương thức nhận mã OTP qua tin nhắn điện thoại, thay vì kí giấy như trước đây). Người dân không cần phải đến trụ sở điện lực mà chỉ cần truy cập máy vi tính hoặc thiết bị smartphone có kết nối internet. Toàn bộ hồ sơ giao dịch sẽ được lập dưới dạng điện tử, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin, giám sát các thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và Điện lực. Tính bảo mật trong giao dịch được EVN chú trọng, chỉ có khách hàng mới được quyền truy cập và sử dụng hợp đồng điện tử của mình.
Với dịch vụ điện điện tử, các thủ tục hành chính được giản lược tối đa, đồng thời giảm chi phí, thời gian cho cả khách hàng và ngành Điện. Đây cũng là định hướng của EVN trong hoạt động kinh doanh và dịch vụ khách hàng thông qua việc ứng dụng thành quả cách mạng công nghiệp 4.0, bao gồm công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử,... tích cực thực hiện chủ trương của Chính phủ về đẩy mạnh việc xây dựng nền kinh tế số và thanh toán không dùng tiền mặt.
Những thay đổi, cải cách của EVN đã được các tổ chức trong nước và quốc tế đánh giá cao. Theo công bố của Nhóm nghiên cứu Doing Business thuộc Ngân hàng Thế giới (WB), chỉ số tiếp cận điện năng của Việt Nam tiếp tục đứng thứ 4 trong khu vực Asean - nằm trong nhóm ASEAN-4, đồng thời duy trì vị trí xếp hạng 27 trên tổng số 190 quốc gia và nền kinh tế. Trong đó, số thủ tục và thời gian thực hiện của ngành Điện Việt Nam tiếp tục duy trì vị trí thứ 2 trong khu vực ASEAN. Đây là một nỗ lực rất lớn của EVN trong việc cải cách hành chính, giảm thiểu các thủ tục, tạo thuận lợi cho khách hàng sử dụng điện.
Thời gian tới, EVN sẽ tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào công tác quản trị doanh nghiệp cũng như nhiều hoạt động SXKD, tạo đà để EVN phấn đấu xây dựng thành công văn phòng điện tử, tiến tới xây dựng doanh nghiệp số trong tương lai không xa...
Phương Mai
