Hiện nay, ngày càng có nhiều quốc gia thực hiện 5S trong sản xuất, bởi mô hình này được nhắc đến lần đầu tiên tại Nhật Bản và được lan rộng ra nhiều quốc gia. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Ở nước ta, 5S được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1993 và khi ngày càng có nhiều công ty của Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam thì 5S càng được phổ biến rộng hơn, vì thế mà các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam cũng bắt đầu hoạt động 5S nhằm cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức cho nhân viên mình. HBT cũng là một trong những doanh nghiệp tích cực áp dụng mô hình này vào quá trình sản xuất kinh doanh. Tác phong làm việc chuyên nghiệp; môi trường ngăn nắp, gọn gàng; ý thức người lao động dần nâng cao… chính là những hiệu quả ban đầu mà 5S mang lại cho doanh nghiệp.

Các loại dụng cụ phục vụ sản xuất được sắp xếp theo thứ tự, dễ lấy, dễ thấy

Tại HBT, thời gian đầu, khi chưa được triển khai và áp dụng chương trình 5S thì mọi vật dụng, đồ đạc, trang thiết bị trong Công ty được sắp xếp chưa hợp lý, thiếu tính khoa học. Nhằm giúp cho môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp và tạo tâm lý thoải mái cho người lao động, vì thế sau khi tham quan kinh nghiệm 5S tại những doanh nghiệp đã áp dụng thành công, ban lãnh đạo Công ty đã lên kế hoạch cho việc triển khai mô hình này và bắt tay ngay vào thực hiện.

Cụ thể, Công ty đã thành lập Ban Chỉ đạo thực hiện chương trình 5S, trong đó Tổng Giám đốc Nguyễn Đăng Quân làm Trưởng ban. Nhiệm vụ của Ban 5S là xây dựng, triển khai các chương trình, các quy định về thực hành 5S tại các phòng, ban và phân xưởng trong Công ty; triển khai các hoạt động đào tạo, tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện 5S. Đồng thời, đưa ra những hình thức thi đua, khen thưởng cho tập thể, cá nhân đạt thành tích tốt trong việc thực hành 5S và đẩy mạnh phong trào cải tiến, đưa ra những phương pháp tối ưu hơn cho Công ty.

Với mục đích giúp cho việc triển khai được hiệu quả hơn, Công ty đã cử các cán bộ quản lý tham gia các lớp đào tạo bài bản về 5S, đồng thời tham quan học tập kinh nghiệm mô hình 5S tại những Tập đoàn, Công ty lớn như Toyota, Sumitomo….

Bàn làm việc , phòng làm việc của CBCNV gọn gàng, ngăn nắp

Đối với mỗi bộ phận chuyên môn trong Công ty đều được xây dựng theo một phương pháp thực hiện riêng, lập kế hoạch triển khai và tiêu chí đánh giá kết quả. Cụ thể, đối với khối văn phòng, tại các phòng, ban đều thực hiện sắp xếp lại toàn bộ các loại hồ sơ, tài liệu vào vị trí phù hợp và sàng lọc, loại bỏ các loại tài liệu không còn giá trị. Những vật dụng này cũng được chụp ảnh theo đúng vị trí sắp xếp để có thể dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Khu vực làm việc của nhân viên (gồm bàn, ghế ngồi, giá đựng tài liệu, máy vi tính, tủ đựng hồ sơ) luôn gọn gàng và được để đúng nơi quy định. Trong phòng làm việc, sàn nhà luôn được vệ sinh sạch sẽ; các thiết bị, công tắc điện đều dán nhãn nhận biết hướng dẫn tắt, bật.

Tại các khu vực chung như khuôn viên Công ty, phòng họp luôn đảm bảo vệ sinh; các thiết bị được lắp đặt vận hành tốt, bố trí hợp lý như máy chiếu, máy tính, ổ cắm, micro... Hành lang, cầu thang đạt yêu cầu sạch sẽ thông thoáng, có đủ số lượng thùng rác đặt tại các khu vực này, cây cảnh được sắp xếp hợp lý và được chăm sóc định kỳ; khu vực để các loại phương tiện ô tô, xe máy của CBCNV-LĐ và của khách hàng đều có quy định rõ ràng. Bên cạnh đó, góc 5S tại Công ty được xây dựng bằng những bảng biểu sinh động, vừa là nơi trưng bày những gì làm được và chưa được, để từ đó CBCNV có thể rút kinh nghiệm thực hiện tốt hơn.

Ở khu vực nhà máy sản xuất, các loại máy biến áp được bố trí hợp lý, sắp xếp gọn gàng; gắn biển cảnh báo đối với những khu vực nguy hiểm; các thiết bị bảo hộ lao động được để ngay ngắn trong tủ để đồ; thực hiện kẻ vẽ vạch phân chia các khu vực để máy móc thiết bị, vật tư sản xuất, thành phẩm, dụng cụ…

Theo Tổng Giám đốc Nguyễn Đăng Quân – Trưởng ban Chỉ đạo 5S: “Sau một thời gian ngắn triển khai, 5S đã giúp cho HBT có được môi trường làm việc khoa học hơn. Điều này góp phần nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm; nâng cao ý thức trách nhiệm của CNCBV-LĐ trong việc tuân thủ các nội quy làm việc và mang lại lợi ích chung cho Công ty. Diện mạo sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học cũng góp phần tạo dựng sự tin tưởng đối với khách hàng khi họ đến giao dịch tại HBT”.

5S là một công cụ dễ thực hiện nhưng lại khó duy trì bởi việc thay đổi hành vi, thói quen làm việc của người lao động không hề dễ dàng. Vì thế, trong thời gian tới, ban lãnh đạo và tập thể CBCNV Công ty sẽ tập trung đưa ra một chiến lược 5S “dài hơi”, nhằm duy trì sự ổn định hiện tại và phát triển mỹ quan của Công ty. Đồng thời, coi việc thực hiện 5S là nhiệm vụ trong sản xuất, kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp… để phấn đấu xây dựng HBT phát triển bền vững, trở thành nhà sản xuất và phân phối máy biến áp, thiết bị điện hàng đầu Việt Nam.

Hoa Nguyễn