Từ khi Công ty Điện lực Bắc Kạn (PC Bắc Kạn) áp dụng phần mềm E-Office 3.0 hệ thống quản lý tập trung, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng… đã giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản.

The đó, bộ phận văn thư của Công ty quản lý và lưu trữ văn bản đơn giản hơn rất nhiều so với quản lý truyền thống. Đồng thời, có thể tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý, nắm bắt nhanh chóng các công việc của cấp trên giao; Báo cáo công việc kịp thời, dễ dàng sắp xếp lịch công việc và theo dõi tiến độ công việc cá nhân, cũng như có thể chỉnh sửa văn bản trực tiếp khi cần mà không cần tải về máy rồi upload lại; Hỗ trợ lập và in các báo cáo văn bản; Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời; Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng.

Nhân viên văn thư quản lý, tra cứa văn bản trên E-Office 3.0 một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

Ưu điểm nổi bật của hệ thống này là tất cả văn bản đã được quản lý, lưu trữ điện tử trên phần mềm. Toàn bộ các nghiệp vụ bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ văn bản, văn bản nội bộ,... đều được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống nên người dùng dễ dàng tìm kiếm được các thông tin cần thiết và xử lý các dữ liệu về văn bản trên phần mềm, qua đó tiết kiệm được thời gian xử lý công việc, tập trung cho các đầu việc khác quan trọng hơn nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Mặt khác, với phần mềm quản lý văn bản, bộ phận lãnh đạo và nhân viên đều có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hoặc địa điểm cố định. Do vậy, đây là công cụ nâng cao năng suất làm việc rất hiệu quả.

Ngọc Bích - PC Bắc Kạn