Khi soạn thảo các công văn, chỉ thị, quyết định, biên bản, bài nói ... (gọi chung là văn bản), thì tất cả những ai là tác giả cần rất hết sức cẩn trọng khi đặt bút, nói một cách rộng hơn là khi viết các văn bản pháp quy thì cần phải nghiên cứu kỹ, thật kỹ đến từng câu, từng chữ của các văn bản có liên quan, đặc biệt là những điều luật hiện hành làm căn cứ để nội dung được rõ ràng và đúng văn phạm.
Người soạn thảo văn bản cũng như người làm báo, viết văn, nó thể hiện văn phong của mình trong nội dung của tác phẩm mà mình soạn thảo. Người viết phải có vốn sống và hiểu biết một cách cụ thể, chi tiết đến từng nội dung được đề cập, không thể chỉ hiểu biết một cách nông cạn, một chiều mà viết. Thông thường khi cho ra đời một văn bản do người viết ít chịu nghiên cứu, lười đọc sách, không tham khảo tài liệu thì tất yếu nội dung văn bản sẽ hời hợt, câu chữ mâu thuẫn lẫn nhau. Qua nhiều năm làm công tác văn phòng, tôi đã đọc hàng nghìn tài liệu từ cấp trên gửi xuống, soạn thảo rất nhiều loại công văn, chỉ thị, thông báo, quyết định, biên bản... cho lãnh đạo từ cấp công ty đến tổng công ty. Khi đọc mới thấy có nhiều văn bản đến có nội dung ngắn gọn, khúc triết, trình bày đúng theo mẫu quy định, thể hiện sự nghiêm túc của người soạn thảo và người ký duyệt. Song, cũng không phải không có những văn bản cẩu thả, sai lỗi chính tả, dấu chấm, phảy đặt sai chỗ. Có văn bản không ghi địa danh, ngày tháng phát hành văn bản, có cả văn bản gửi sai địa chỉ. Thậm chí có văn bản cấp dưới gửi lên lại “yêu cầu cấp trên giải quyết” mà không phải là đề nghị, khi đọc cứ như là chỉ thị ngược? Nói về việc soạn thảo văn bản thì nhiều lắm, kể mãi cũng không hết. Vậy nên tôi cứ nghĩ, “người làm tham mưu, soạn thảo văn bản cũng là làm một nghề mà lại là nghề “chữ nghĩa”. Khó lắm! Nói sai một tý có thể xin lỗi, song khi đã thành văn, thành câu chữ thì thật khó sửa. Chả thế mà xem lại việc ông cha ta từ đời xưa khi làm việc ở các Nha môn, Công sở, Phủ, Bộ, Ngành ... đều có một vị quan chuyên trách gọi là “quan tu thư”. Đây là một người học rộng, tài cao được tuyển chọn công phu lắm lắm, mọi văn bản, công văn, chỉ thị của cấp trên được ông đọc lại và tu chỉnh cho thật rõ ngữ nghĩa rồi mới sức xuống cho cấp dưới thực hiện. Người xưa quý chữ hơn vàng, khi viết một chữ, một câu đều được cân nhắc rất cẩn thận! Phải chăng bây giờ có chỗ, có nơi còn coi nhẹ chữ nghĩa?
Trong cách dùng từ bây giờ cũng có nhiều cái phải trao đổi! Ví dụ như cách dùng từ “nguyên”. Nguyên (phần phụ của câu) nghĩa như: cái gốc, lúc ban đầu được dùng cho cụm từ để chỉ:
(Trích nguyên văn trong Từ điển Tiếng Việt – Viện Ngôn ngữ, trang 693 - xuất bản năm 2004)
Vậy mà trong các bài viết, bài nói người ta cứ dùng từ “nguyên” cho tất cả những cán bộ có chức vụ sau khi thôi chức được gọi là “nguyên” tất tần tật. Cơ quan nọ có đến mười vị Chủ tịch, phó chủ tịch sau khi thôi chức vụ hoặc mất chức, hoặc được bổ nhiệm chức vụ cao hơn, khi họp hành gặp mặt đều được giới thiệu là “nguyên chủ tịch, phó chủ tịch”. Doanh nghiệp nọ có đến gần chục vị giám đốc đã nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác, hoặc thôi chức cũng đều được giới thiệu là “nguyên giám đốc”. Thông thường những người có chức vụ khi đã thôi thì phải gọi là “cựu” cựu là cũ (giám đốc cũ, trưởng phòng cũ – cựu giám đốc, cựu chủ tịch, cựu bộ trưởng, cựu tù chính trị...) thì mới đúng. Cũng có nhiều người quan niệm rằng phải dùng chữ “nguyên” cho nó sang và trân trọng. Ở ta có một hội mà ai cũng yêu quý và vẫn gọi cái tên rất trân trọng là “Hội Cựu chiến binh”, sao không gọi là “ Hội nguyên chiến binh”? Về cá nhân, nhiều người nổi tiếng được cả thế giới yêu quý và trọng vọng như: Cựu Quốc vương Nôrôdom (Cam pu chia); cựu Tổng thống Nam Phi Nelson Mandela; cựu Tổng thống Hoa Kỳ Bin Clinton; Cựu Tổng thống Pháp Mit tơ răng..., sao ta không gọi là “nguyên”, hay vì họ là tư bản, đế quốc mà phải phân biệt cho nó kém sang đi một tý? Tiếp về chuyện văn nói: Từ xưa đến nay vẫn có câu “Niềm vui nhân đôi, nỗi buồn sẻ nửa”. Có nghĩa là trong cuộc sống lúc chúng ta có niềm vui như: Đón nhận danh hiệu và phần thưởng cao quý (đối với tập thể), về nhà mới, dựng vợ, gả chồng cho con cháu, ông bà, bố mẹ mạnh khỏe, trường thọ…, những việc vui ấy thì ai là bạn bè, người thân hoặc cấp trên xuống thăm để cùng chung vui, chung vui có nghĩa là góp thêm nguồn vui để cho nó to thêm, lớn thêm để tất cả đều vui. Ấy vậy mà có người gồm cả các vị lãnh đạo đến thường dân lại dùng từ “Chia vui”. Hiểu một cách thô thiển thì “tôi và gia đình phải cố gắng cả đời, cộng thêm với sự may mắn mới có được tý vui thì chia cho mọi người thế nào được chứ”? Nhưng với “nỗi buồn” khi gặp hoạn nạn, khó khăn, thiên tai đến tập thể, gia đình và bản thân mình… thì ai cũng rất cần được động viên, giúp đỡ, chia sẻ. Có nỗi buồn lại được người khác sẻ chia và cảm thông thì cái nỗi buồn ấy nó cũng được nhẹ đi phần nào. Cho nên mới cần đến cái sự “Chia” là thế! Vậy nên phải phân biệt cho rõ cái việc “Chung vui và chia buồn” để khi viết và nói không bị lẫn lộn khiến người khác hiểu lầm! Chữ và nghĩa nó là như thế!
Bước sang thế kỷ hai mươi mốt, thế kỷ của nền văn minh tiên tiến về công nghệ: Thông tin, kỹ thuật số, máy tính đã trở thành “vật bất ly thân” của nhiều người, thậm chí học trò từ cấp cơ sở trở lên đã sử dụng thành thạo máy tính. Hầu hết cán bộ, nhân viên trong công sở Nhà nước đến các doanh nghiệp đều thao tác và viết trên máy tính. Ở chỗ tôi công tác có nhiều cán bộ và nhân viên nói với tôi là, cả tuần, cả tháng, thậm chí cả nửa năm chả viết một chữ nào bằng bút cả (trừ chữ ký nhận lương). Có nhân viên thấy tôi viết nhiều vào các tờ trình, trích yếu và diễn giải công việc, họ thấy lạ lắm! Tôi thấy đấy cũng là một điều nguy cho “công việc chữ – nghĩa”. Vậy mới cho rằng: Văn phong, chữ viết nó thể hiện rất rõ phong cách và bản chất của từng người, nếu không thấy được chữ viết của họ thì khó có thể phân biệt được? “Công nghệ copy” và dán vá bây giờ xuất hiện ngày càng nhiều, có rất nhiều văn bản và cả báo cáo tổng kết năm đều được copy nguyên văn, thậm chí cả giấy mời của năm cũ vẫn được dùng cho hội nghị của năm mới. Thói lười suy nghĩ và ít chịu đọc sách mà cái gì cũng bảo hỏi “ông Google” thì biết tất, thực ra có ông nào tên là vậy đâu mà phải do con người cụ thể viết và đưa vào mạng chứ có phải là thần thánh đâu, nhiều chi tiết, nhiều sự kiện sai lắm, không thể nào mà đặt hết niềm tin vào đó được. Nghĩ về những cán bộ nhân viên ngại việc, thiếu sự mẫn cán cần thiết đối với nghề nghiệp liên quan đến chữ và nghĩa, tôi lại nhớ lại một vài điểm đã được ghi trong bộ luật Hồng Đức thời vua Lê Thánh Tông (1460 -1497), có đến 700 điều mà điều nào cũng rõ ràng, chính xác, dễ hiểu. Trong đó có câu “Người có tài, có đức nhận chức thì trị. Bất tài không đức mà nhận chức thì loạn”. Thời ấy việc chọn quan có ba điều quan trọng.
1- Người hèn kém, đần độn, bỉ ổi, không làm nổi việc thì cho nghỉ. Chọn người có kiến thức, quen thạo mà bổ dùng.
2- Tại các Nha môn, ai mệt mỏi già nua, hèn kém, kẻ nào đê tiện không tài cán thì đổi đi chỗ ít hay bắt nghỉ việc, chọn người làm chạy việc mà bổ vào.
3- Việc lựa thải tuyển chọn phải công minh, vì công việc chứ không phải yêu ghét riêng tư mà xếp đặt.
Ôn lại cái việc cũ để ngẫm về cái mới và cũng nhân việc bàn và trao đổi về cách soạn thảo văn bản liên quan đến chữ và nghĩa hiện nay, bằng tình yêu với công việc đã làm gần hết cả cuộc đời, tôi mạnh dạn trao đổi một vài điều liên quan đến đến công việc văn phòng, chắc không tránh khỏi được khiếm khuyết, rất muốn bạn đọc cùng trao đổi và mong rằng sẽ có dịp quay trở lại chủ đề này!
Nguyễn Quang Tình - Cựu Chánh văn phòng Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc – TKV
