Thông qua việc ứng dụng phần mềm đã góp phần tạo sự thuận tiện cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) cũng như góp phần quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số toàn diện các lĩnh vực tại doanh nghiệp.

Từ xây dựng “văn phòng không giấy”…

Giải pháp văn phòng điện tử được nhiều doanh nghiệp, trong đó có PC Lạng Sơn hướng đến nhằm tự động hóa công tác quản lý văn bản, tài liệu một cách chặt chẽ; Quy trình quản lý lịch họp, lịch xe, duyệt văn bản… được được thực hiện ngay trên phần mềm đã góp phần hiện đại hóa công tác văn phòng của Công ty.

Trải qua các phiên bản E-Office 1.0, 2.0, 3.0... Văn phòng điện tử E-Office đã chứng minh được vai trò quan trọng trong giải quyết, điều hành công việc hàng ngày của Đơn vị, cũng như góp phần thúc đẩy nhanh công tác cải cách hành chính tại Công ty.

Việc triển khai E-Office tại PC Lạng Sơn đã đánh dấu sự chuyển dịch rõ nét từ mô hình quản trị truyền thống sang mô hình quản lý thông qua văn phòng điện tử. Cụ thể 100% văn bản đi, văn bản đến của Công ty đã được quản lý và khai thác trên hệ thống Văn phòng điện tử (trừ các văn bản mật và các văn bản khác được Tập đoàn Điện lực Việt Nam quy định) Cùng với đó, PC Lạng sơn đã áp dụng triệt để phần mềm thông qua việc tiến hành đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; Lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để nộp hồ sơ vào dữ liệu điện tử qua hệ thống E-Office 3.0.

Mặt khác, hệ thống phần mềm còn đáp ứng yêu cầu về an toàn và độ bảo mật thông tin theo nhiều lớp bảo vệ. Ngoài những tính năng văn phòng điện tử và quản lý văn bản, hệ thống còn tạo ra môi trường tương tác đa chiều như một trang mạng xã hội nội bộ (theo em cái này không hợp lý, vì nó ko giống trang mạng xã hội), giúp CBCNV trong PC Lạng Sơn có thể chia sẻ thông tin, trao đổi cũng như phản hồi công việc một cách dễ dàng. Nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch, hiệu quả, đồng thời tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.

Tuy nhiên, trải qua một thời gian dài ứng dụng, hệ thống E-Offive vẫn còn đó một số tồn tại như: Nền tảng công nghệ cũ, tính năng không đồng đều, hạn chế về phiên bản di động, chưa liên kết với các phần mềm khác… Do đó, tháng 10/2019, Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã giao Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) tổ chức xây dựng hệ thống Văn phòng số Digital Office thay thế cho E-Office 3.0.

Đến ứng dụng thành công văn phòng số D-Office

Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, tạo nên nhiều tính năng ưu việt thuận tiện cho người dùng, từ năm 2021, PC Lạng Sơn đã bắt đầu triển khai ứng dụng D-Office với giao diện trực quan, thuận tiện trong việc quản lý và điều hành công việc. Theo đó, D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet và đặc biệt là cho phép người dùng trải nghiệm tốt trên Smart Mobile. Người dùng có thể xem các định dạng file trên điện thoại di động. Ngoài ra, D-Office cũng tích hợp với hệ thống HRMS để theo dõi danh bạ, hồ sơ nhân sự (Dữ liệu và quyền truy cập dựa theo quyền trên hệ thống HRMS đảm bảo thống nhất trên mọi ứng dụng, nền tảng).

Mặt khác, hệ thống vẫn bao gồm đầy đủ các phân hệ trên E-Office 3.0 như: Phân hệ văn thư, Phân hệ văn bản đến, công việc, Phân hệ văn bản đi/Phân hệ văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.

Công nhân Điện lực Thành phố Lạng Sơm sử dụng phần mềm D-Office trong công việc

Thông qua ứng dụng trong thực tế, D-Office được kỳ vọng là sẽ phát huy những ưu điểm của E-Office, hạn chế nhược điểm, giúp tạo ra hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi một cách sát sao. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, trên mọi thiết bị, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và tăng năng suất lao động.

Theo số liệu thống kê cho thấy, từ tháng 12/2021 tới nay, 100% CBCNV PC Lạng Sơn đã ứng dụng phần mềm D-Office trong công việc. Đặc biệt, hệ thống D-Office của Công ty đã xử lý 3215 văn bản đến; 2580 văn bản đi... Đây là những cơ sở quan trọng cho việc phát triển và tiếp tục hoàn thiện giải pháp văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.

Hướng tới nhiều mục tiêu trong xu thế mới

Theo kế hoạch chuyển đổi số trong công tác văn phòng giai đoạn 2022 – 2025, PC Lạng Sơn sẽ tiếp tục đẩy mạnh trong công tác nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV. Đồng thời, hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa Tổng công ty với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).

Cùng với đó, Công ty cũng sẽ tập trung hoàn thành nhiệm vụ di động hóa các ứng dụng phục vụ CBCNV và tiến tới ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Có thể khẳng định, việc ứng dụng D-Office tại PC Lạng Sơn đang từng nước nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, tối ưu hóa năng suất lao động của đội ngũ CBCNV trong Công ty, cũng như tăng cường sự hiệu quả, minh bạch trong hệ thống quản trị của Đơn vị. Từ đó, giúp thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại PC Lạng Sơn.

Tâm Phúc – PC Lạng Sơn