Trong số các công việc mà các Văn phòng thừa phát lại trên địa bàn Hà Nội được làm (tống đạt giấy tờ, lập vi bằng, xác minh điều kiện thi hành án và trực tiếp tổ chức thi hành án) thì lượng việc tống đạt giấy tờ và lập vi bằng là nhiều hơn cả. Điều này cũng dễ hiểu bởi việc xác minh điều kiện thi hành án và nhất là trực tiếp tổ chức thi hành án vốn phức tạp, cần có thời gian nhất định để người dân làm quen và tin tưởng thì mới nhờ đến các thừa phát lại thi hành. Vi bằng là việc thừa phát lại lập văn bản, ghi nhận (các chứng thư) những sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác. Theo đó, thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện mà đích thân họ chứng kiến một cách trung thực, khách quan, chứ không ghi nhận những hành vi, sự kiện mà họ không chứng kiến hoặc chỉ nghe kể lại.
Ví dụ, hai người mua bán nhà đất đang trong thời gian chờ làm thủ tục cấp giấy chứng nhận, về nguyên tắc hai bên không thể lập hợp đồng mua bán có công chứng, cũng không thể xin chứng thực tại UBND cấp phường. Trước đây, trong những trường hợp này, các bên chỉ có thể làm giấy mua bán viết tay và nhờ người làm chứng ký xác nhận. Tuy nhiên, khi các Văn phòng thừa phát lại được thành lập thí điểm, người dân đã có thêm sự lựa chọn. Theo luật, họ vẫn không thể lập hợp đồng chuyển nhượng, nhưng hoàn toàn có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng về việc bàn giao tiền cho nhau. Chứng cứ này sẽ góp phần chứng minh các bên đã có giao dịch mua bán nếu bên bán nhà đất muốn lật kèo, cho rằng việc mua bán chưa hoàn thành.
Hay việc mua bán nhà, tuy đã thỏa thuận mua bán xong, nhưng mấy tháng sau hai bên mới giao nhận nhà. Để tránh việc nhà có thể bị hư hỏng, không còn hiện trạng như ban đầu, các bên mua bán cũng có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hiện trạng tại thời điểm hai bên thống nhất giá mua bán. Trong việc cho thuê nhà cũng tương tự, để tránh việc thất thoát, hư hỏng tài sản trong nhà, hai bên cho thuê và thuê nhà cũng nên lập vi bằng hiện trạng nhà trước khi người thuê dọn đến ở.
Thực tế cho thấy, không ít tranh chấp liên quan đến việc mở cửa sổ, lối đi chung, đường ống nước nhà hàng xóm bị hỏng, thấm sang tường nhà mình, nhà hàng xóm xây nhà làm rơi gạch ngói làm hư hỏng nhà mình…
Khi khởi kiện đòi bồi thường ra tòa, bên bị thiệt hại thường được yêu cầu cung cấp chứng cứ chứng minh. Trong những trường hợp này, nếu người dân nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận việc mở cửa trái phép, ghi nhận xây dựng lấn chiếm, ghi nhận tình trạng nhà bị ẩm mốc do đường ống nước gây ra, ghi nhận tình trạng nhà bị hỏng do gạch đá rơi và sẽ thuận lợi cho việc chứng minh yêu cầu của mình bởi vi bằng có giá trị chứng cứ.
An Bảo
