Từ xây dựng “văn phòng không giấy”…

Thời gian qua, việc triển khai E-office đối với PC Quảng Ninh nói riêng và các đơn vị trong toàn ngành Điện nói chung đã đánh dấu sự chuyển dịch rõ nét từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến, qua đó tạo tiền đề cho tiến trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Theo đó, văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Đến nay, PC Quảng Ninh đang sử dụng phiên bản cuối E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo… So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung, có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành, cũng như lưu trữ văn bản.

PC Quảng Ninh thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến, đặc biệt là trong thời gian diễn ra dịch bệnh Covid – 19

Mặt khác, người quản lý sẽ dễ dàng xử lý công việc ở mọi nơi, cũng như có thể nhắc nhở, đôn đốc, đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Vì vậy, tiến độ công việc luôn được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Do nhiều tiện ích đem lại nên tất cả các đơn vị trực thuộc, các phòng chức năng của Công ty đang khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0.

Cụ thể, PC Quảng Ninh thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9/3/2020. Cùng với đó, Đơn vị cũng tiến hành đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; Lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ điện tử qua hệ thống E- Office 3.0 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

… Đến những hiệu quả to lớn đem lại

Theo số liệu thống kê cho thấy, từ năm 2009 tới nay, hệ thống E-Office PC Quảng Ninh đã xử lý 61.995 văn bản đến, 82.966 văn bản đi và 6.760 danh mục hồ sơ tài liệu được lập và lưu trữ điện tử. Đây là khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn. Tỷ lệ văn bản hồ sơ lưu trữ điện tử không sử dụng giấy, năm sau tăng hơn năm trước.

Sinh hoạt thường kỳ mạng lưới An toàn vệ sinh viên cấp Công ty được tổ chức trực tuyến đến 11 Điện lực trực thuộc

Ngoài ra, nhờ PC Quảng Ninh đồng bộ, hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, như: Nâng cao độ ổn định mạng WAN lõi với đường truyền tốc độ cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin. Thông qua nền tảng kết nối trực tuyến, Công ty đẩy mạnh tăng cường chia sẻ thông tin, trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, cũng như tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến. Do vậy, số lượng cuộc họp trực tiếp tại trụ sở Công ty đã giảm đáng kể, qua đó đã góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại, lưu trú... cho PC Quảng Ninh.

Đơn cử, một số hội nghị lớn, như: Hội nghị Người lao động; Hội nghị sơ kết 6 tháng; Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Chỉ thị 05-CT/TW của Bộ Chính trị; Sinh hoạt thường kỳ mạng lưới An toàn vệ sinh viên … đều được PC Quảng Ninh tổ chức trực tuyến. Đặc biệt, trong thời gian diễn ra dịch bệnh Covid-19, tránh hội họp đông người, các cuộc họp giao ban công tác tháng, họp chỉ đạo, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành, đầu tư xây dựng, công tác đoàn thể… đều được kết nối từ Công ty đến từng đội, trạm như là một kênh truyền thông nội bộ, đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến trực tiếp các đối tượng cụ thể vào đúng thời điểm. Thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều giúp việc thực thi nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác.

Nhiều mục tiêu trong xu thế mới

Thời gian tới, PC Quảng Ninh sẽ tiếp tục chuyển đổi E-Office sang văn phòng số D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ số mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet, Smart Mobile và phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong EVN.

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, PC Quảng Ninh tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; Hoàn thành việc rà soát, xây dựng lưu đồ giải quyết công việc; Xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; Kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNNPC với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).

Hội nghị Người lao động năm 2021 được tổ chức trực tuyến trong bối cảnh dịch bệnh Covid–19 diễn ra rất phức tạp

Đặc biệt, PC Quảng Ninh cũng sẽ hoàn thành 100% tác vụ tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng. 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ mật và đặc thù). Mặt khác, 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý/giao dịch nội bộ; Triển khai và chính thức áp dụng văn phòng số D-Office; ứng dụng công nghệ Speech-to-text trong xử lý, điều hành công việc; Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử. Bên cạnh đó, Đơn vị cũng sẽ tập trung hoàn thành di động hóa các ứng dụng phục vụ CBCNV và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của EVN.

Năm 2021, với chủ đề “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”, công tác chuyển đổi số đang được diễn ra mạnh mẽ trong toàn ngành Điện thông qua việc triển khai các ứng dụng dựa vào trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, PC Quảng Ninh đang quyết liệt thay đổi để tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường làm việc vô cùng chuyên nghiệp.

Ngọc Lan – PC Quảng Ninh