Tài chính kế toán theo cách làm truyền thống là một lĩnh vực với rất nhiều sổ sách chứng từ, quy trình, công đoạn phải trình ký trực tiếp qua nhiều ban, cấp lãnh đạo nên mất nhiều thời gian, không mang tính kịp thời. Việc lưu trữ văn bản bằng giấy chiếm tỷ trọng lớn, tốn nhiều không gian lưu trữ.
Thực hiện chỉ đạo của EVNNPC theo định hướng chuyển đổi số lĩnh vực tài chính kế toán phải gắn liền với phương án ứng dụng CNTT, đồng thời tích hợp liên kết số liệu từ các phần mềm dùng chung của ngành Điện để phục vụ công tác quản trị. Theo đó, quy trình tài chính - kế toán khi số hóa sẽ được tích hợp tối đa với các phần mềm dùng chung như: HRMS, ERP, CMIS, IMIS,… nhằm tạo sự thống nhất trong toàn Tổng công ty và các đơn vị thành viên. Qua đó, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ, giúp người dùng nắm rõ được từng bước của quy trình, nâng cao quản trị doanh nghiệp.
Đến nay, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ. Từ đó đã giúp nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Ngoài ra, các chứng từ kế toán được lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ cũng dễ dàng truy xuất, tìm kiếm, phục vụ công tác báo cáo tại đơn vị. Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm. Điều này giúp tránh được việc mất mát hồ sơ, tài liệu. Cùng với đó là công tác tổng hợp dữ liệu trên phần mềm số hóa, lấy dữ liệu cũng được triển khai nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, giải phóng sức lao động của người làm báo cáo tại các đơn vị.
Các mẫu hợp đồng, tờ trình, biên bản sử dụng thống nhất có mã hóa văn bản, hình thức thống nhất đã tăng tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý khi tranh chấp do đã có sự kiểm soát văn bản. Cùng với đó, các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng kiểm soát, đánh giá năng suất lao động của từng CBCNV trong thực hiện công việc.
Mặt khác, việc số hóa quy trình tài chính kế toán không chỉ giúp người sử dụng nắm rõ được từng bước của quy trình do ai chịu trách nhiệm và trong bao lâu cần hoàn thành, mà còn giúp các cấp quản lý có thể theo dõi, kiểm soát công việc. Từ đó có những giải pháp, hướng dẫn kịp thời, giúp nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
Giờ đây, Phòng Tài chính kế toán PC Quảng Ninh đã vận hành tốt các quy trình như: Cấp phát, thanh toán mua sắm, quản lý hợp đồng, giải ngân, thanh xử lý, thanh toán tiền điện mua ngoài và thẩm tra quyết toán. Công ty thực hiện song song trên cả hệ thống số hóa và chứng từ gốc.
Trước đây, khi mới bắt đầu làm quen với số hóa quy trình trong công tác tài chính kế toán, các chuyên viên phòng Tài chính cũng gặp nhiều bỡ ngỡ. Bên cạnh đó, quá trình thực hiện quy trình còn gặp nhiều vướng mắc cần bổ sung, chỉnh lý cho phù hợp với đặc thù của đơn vị. Nhưng với sự định hướng của Ban Tài chính kế toán EVNNPC, cùng sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của Ban lãnh đạo PC Quảng Ninh, sự hỗ trợ của Công ty vận hành phần mềm, kết hợp với tinh thần quyết tâm của các chuyên viên, phòng Tài chính kế toàn đã nhanh chóng nắm bắt và vận hành thành thạo tất cả các quy trình thuộc lĩnh vực tài chính kế toán.
Bên cạnh đó, để tạo tính thống nhất liên kết, Công ty còn tạo nhóm Zalo của các phòng ban có liên quan đến công tác Tài chính kế toán thực hiện báo cáo số hóa hàng tuần. Điều này nhằm kịp thời trao đổi các vướng mắc và báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị. Trong quá trình làm việc, PC Quảng Ninh có hình thức thưởng phạt phân minh để động viên những đơn vị làm tốt và phê bình đối với các đơn vị chưa làm tốt.
Có thể khẳng định, thực hiện tốt công tác chuyển đổi số tài chính kế toán là bước tiến mới trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh - khâu cuối cùng trong kinh doanh điện năng, PC Quảng Ninh phấn đấu thực hiện toàn diện công tác chuyển đổi số để cùng góp phần xây dựng Tổng công ty sớm trở thành đơn vị phân phối và kinh doanh điện năng hàng đầu ở Việt Nam; Tiến tới ngang tầm các Công ty Điện lực ở các nước phát triển trong khu vực Đông Nam Á, dựa trên nền tảng văn hóa mạnh, nguồn nhân lực chất lượng cao, công nghệ tiên tiến hiện đại và hệ thống dịch vụ xuất sắc.
Ngọc Lan – PC Quảng Ninh
