Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Triển khai từ năm 2008, PC Hải Phòng đáp ứng yêu cầu nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử (E-Office) góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí không cần thiết.

Thời gian đầu từ theo dõi văn bản đến, đi là các file giấy scan sang các bản E-Office 2.0. Đến nay, PCHP sử dụng E-Office 3.0 là phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…

Thực hiện Đề án tổng thể chuyển đổi số của EVN, Kế hoạch chuyển đổi số của EVNNPC, Chỉ thị số 2511/CT-EVNNPC ngày 28/5/2021 của Tổng công ty Điện lực miền Bắc về việc triển khai thực hiện kế hoạch chuyển đổi số năm 2021-2022, PC Hải Phòng đã thành lập Tiểu ban chỉ đạo chuyển đổi số, Ban chỉ đạo an toàn thông tin, lập kế hoạch chuyển đổi số của Công ty giai đoạn 2021-2022, lập phương án diễn tập ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng. Đồng thời, phổ biến tới toàn thể CBCNV về công tác chuyển đổi số. 

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng, lãnh đạo Công ty được cấp chữ ký số ký duyệt…, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản.

PC Hải Phòng thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E- Office của Công ty.

Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng tổ chức họp giao ban trực tuyến công tác tuần

Theo số liệu thống kê từ đầu năm 2021 đến nay, hệ thống E-Office PCHP đã xử lý 3.455 văn bản đến, 5.978 văn bản đi và 100% văn bản chuyển  CBCNV xử lý được lập danh mục lưu trong hồ sơ công việc. Khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn, tỉ lệ văn bản hồ sơ lưu trữ không sử dụng giấy năm sau tăng hơn năm trước.

PC Hải Phòng quán triệt đến các đơn vị thực thuộc, phòng ban chức năng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0. Từ đó đã tối ưu hóa chi phí, giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, kho lưu trữ bảo quản hồ sơ…

Để công tác quản lý, theo dõi tiến độ công việc nhanh chóng, kịp thời,  PC Hải Phòng hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng thông tin: Nâng cao độ ổn định mạng WAN, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin. Thông qua kết nối, chia sẻ thông tin và trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, tổ chức hội nghị, giao ban theo hình thức trực tuyến, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19 đã đáp ứng được công tác phòng chống dịch bệnh.

Theo Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, PC Hải Phòng tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; Hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ mật và đặc thù).

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành Điện giúp tăng năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, PC Hải Phòng xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên. Với việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác đào tạo nhận thức, nghiệp vụ vận hành trên nền tảng số, công tác đảm bảo an toàn thông tin… và tin tưởng sẽ hoàn thành tốt theo như kế hoạch đã đề ra.

Truyền thông PC Hải Phòng